Todos os dias as empresas recebem e geram quantidades incríveis de informação – propostas, documentos de RH, relatórios financeiros, ordens de compra, contratos, documentos da qualidade, desenhos de engenharia, formulários, anúncios, e-mails – e a lista continua. Mais de 90% dessa informação é armazenada em documentos impressos e eletrônicos. A gestão, a entrega e o controle de documentos são essenciais para qualquer negócio. As organizações não podem criar e agregar valor ao negócio sem gerenciar proativamente os documentos que suportam os seus negócios. Além do mais, os documentos não devem ser apenas como apoio das atividades do dia-a-dia, mas também devem ser garantidos e controlados, de ponta a ponta, para proteger os ativos corporativos e evitar possíveis problemas.

Por isso surgiu a necessidade do uso do SE Document SoftExpert. Um software que permite que as organizações automatizem de forma eficaz e eficiente o gerenciamento de documentos eletrônicos e em papel. Dessa forma, qualquer pessoa autorizada – colaboradores, clientes, fornecedores ou parceiros – pode gerenciar e trabalhar em seus documentos de forma segura. Basicamente então, o SE Document é um Sistema de Gestão de Documentos, que melhora significativamente a comunicação e o trabalho em equipe em todos os departamentos e áreas funcionais ajudando na organização, gestão e mantendo o controle de documentos de modo que qualquer pessoa possa encontrá-los quando precisar deles.

Na Castrolanda todo o trabalho para estruturação da Gestão de documentos via o SE SoftExpert começou a ser realizado no ano de 2015. Segundo a Assistente Administrativa do Sistema de Gestão Integrado (SGI), Pamela Cristina da Silva, no começo haviam algumas dificuldades por conta da parametrização do sistema de acordo com a necessidade da Castrolanda. Ela relata que ao final de 2015 foi implementada a nova versão do software que facilitou a personalização e em 2016 começou a aplicação. “No início do ano de 2016 elegemos uma área piloto para realização de inclusão de documentos, nos auxiliando nos ajustes e melhorias no sistema para implantação nas demais áreas, tendo como área Piloto a Fábrica de Rações de Piraí do Sul”, contou.

A Assistente de Qualidade, Ana Julia da Luz Carneiro, que está utilizando o recuso abordou as vantagens de usar o software. Segundo ela, existe uma facilidade no acesso nos documentos, garante mais segurança na questão do controle e a questão ambiental, na qual há a redução do uso de papel. Por outro lado, apontou a dificuldade de análise e aprovação de documento, onde o Soft somente pode ser acessado via rede Castrolanda. “Se um colaborador que está no fluxo estiver em férias ou não estiver acesso disponível não tem como acontecer o processo completo”, afirmou. Mas a assistente ainda defende que as desvantagens são bem menores do que os resultados positivos do software. “Claro que como uma ferramenta nova vamos ter algumas dificuldades que com o passar do tempo e conhecimentos poderemos sempre melhorar”, concluiu.

Até o momento as áreas de Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI), o SGI e Fábrica de Rações de Piraí já utilizam o software para Gestão de Documentos. Desde o mês de abril de 2017 o SGI e NTI estão focados nos treinamentos para as áreas que buscam certificações além de suas áreas de apoio, onde as áreas terão um tempo hábil para subir todos os documentos para o novo Sistema. Ao término desta implantação a Castrolanda terá o total de 167 áreas treinadas para utilizar o software.

Fonte: AFCC